Planear y organizar: ¿quién hace qué, cuándo?
Revisa si hay un buen plan y da la voz de alarma si no
Tu éxito depende de la planeación y organización. Necesitas dividir las tareas y responsabilidades de tu equipo de proyecto.
Si no planeas y organizas, arriesgas no cumplir con tareas vitales y no cumplir con los tiempos. Sin un plan no sabes cómo opera tu equipo. ¿Qué hace quién cuándo? Tú debes decidir cómo se dirigen las actividades para alcanzar tu primera sub-objetivo.
¿Estás a cargo? Hazlo bien! ¿Hay otro responsable adicional? Revisa si hay un buen plan y organización de tareas. Si la respuesta es ‘no’, da orientación, enciende las alarmas o busca una salida!
Planear y organizar son procesos continuos
Tu proyecto de comunicación estratégica comienza con la planeación. Tú tienes una idea de lo que deseas alcanzar. Necesitas un bosquejo burdo de las fases de comprensión, diseño y ejecución.
Sin embargo, antes de analizar y redefinir el tema, no sabes en qué sub-objetivo se debe enfocar tu proyecto. No sabes aún que roles deben jugar tus socios, hasta que completas la fase de comprensión. Y no sabes tampoco cuál son los objetivos del proyecto y qué medios usarás, hasta tanto no hacer la fase de diseño.
Así en la mayoría de los casos, repetirás la planeación y organización varias veces durante tu proyecto de comunicación estratégica.
- Comenzarás con un diseño en borrador de las fases de comprensión, diseño, ejecución y evaluación. Formas un equipo de proyecto con miembros de tu organización, divides las tareas y responsabilidades y pones un hito para las fases principales.
- Luego haces una organización y planeación de la fase de comprensión.
- Después de la fase de comprensión, puedes planear y organizar la fase de diseño.
- Cuando sepas cuáles son los objetivos y acciones necesarias, puedes organizar y planear la fase de ejecución.
- Puedes planear y organizar la fase de evaluación al mismo tiempo y afinar el plan después de la fase de ejecución.
Planear, organizar y presupuestar están interrelacionados
Cuando estás haciendo tu presupuesto, puedes encontrar que no hay recursos para ciertas tareas. Esto requiere un cambio de plan. Flexibilidad y creatividad son claves para resolver este tipo de asuntos.
Puedes buscar fondos y socios adicionales – quienes influenciarán tus Objetivos y tu organización. O reduces tus ambiciones e identificas una sub-objetivo más ‘barata’. Puedes también ajustar tus objetivos o re-arreglar tus tareas. Todas estas decisiones influencian la planeación y la organización.
Conclusión: planear, organizar y presupuestar están inter-relacionados y sus procesos continuos.
meses para los conversaciones informales en las cocinas, oficinas y bar local. Identificaron la primera sub-objetivo doble conseguir una nueva administración para las celebraciones del evento del 1º de Mayo en cooperación con los socios.