Fase 3-A: Ejecuta: planea y organiza e informa a tus socios

Planea y organiza

Paso 1: Haz un cálculo general del tiempo de la totalidad de tu proyecto

Antes de empezar tu proyecto de comunicación estratégica, estima el tiempo que necesitarás para las fases de comprensión, diseño y ejecución. Conforma un equipo de proyecto con miembros de tu organización. Distribuye tareas y responsabilidades y pon hitos aproximados para las fases principales.

Adaptarás este plan después de las fases de comprensión y diseño. Esto es obvio, porque al comienzo no sabes lo que harás inmediatamente si usas el modelo de comunicación estratégica de El Gran Salto. Planear y organizar es un proceso continuo. Pero no desea comenzar con una página completamente en blanco.

El equipo del proyecto tampoco debes ser el definitivo desde el principio. A fin de cuentas, no sabes qué capacidades necesitarás hasta que termines la fase de diseño.

Paso 2: Organiza y planea la fase de comprensión

Haz una lista de los objetivos, tareas y decide quién hace qué cuándo. En esta fase, haz un acuerdo sobre las responsabilidades, la coordinación y la comunicación.

Paso 3: Organiza y planea la fase de diseño

Decide cómo involucrarás a los interesados y planea y organiza la fase de diseño después de completar la fase de comprensión.

Paso 4: Planea y organiza la fase de ejecución

Luego, planea y organiza la fase de ejecución basado en los objetivos. Lista las actividades y las tareas. Planea y organiza la fase de evaluación al mismo tiempo, de esta manera sabrás qué datos e información necesitas recolectar y medir durante la fase de ejecución.

Paso 5: Afina en detalle tu plan de la fase de evaluación

Después de la fase de ejecución, es hora de evaluar. Ajusta el plan y analiza los resultados.

Da el Salto!

Ahora ya tienes un plan de comunicación estratégica para hacer tu primer sub-objetivo. Es hora de informar a tus socios!

Informa a los socios

Paso 1: Escribe tu informe

• Antecedentes del trabajo: situación actual, tu Gran Meta, la sub-objetivo realizable para el proyecto, el destinatarios, la estrategia, los objetivos del proyecto
• Objetivos de la tarea, de los socios o de la agencia
• Tareas y resultados deseados
• Tiempos
• Reglas de trabajo y condiciones: cómo se coordinan las tareas de los socios y de las agencias, cómo informan los avances los socios y las agencias
• Presupuesto
• Cómo se evalúa la tarea

Paso 2: Presenta y discute tu informe en reuniones cara-a-cara

Haz preguntas para chequear si todo se ha comprendido. Deja que tus socios y agencias describan en su propias palabras tu proyecto durante las reuniones. Descubrirás si están en la misma honda.

Paso 3: Deja que tus socios y agencias pongan sus tareas por escrito

Preferiblemente deja que también te presenten las tareas cara-a-cara. Revisa si verdaderamente han entendido tu misión y sus tareas. Afina y adapta si es necesario.

Da el Salto!

Ya informaste a tu equipo y enfocaste y alineaste todos los esfuerzos en tu sub-objetivo. Ahora es tiempo de ejecutar tu plan y comunicar!